Schulungsmanagement Software für regulierte Unternehmen
Steuern Sie Schulungen und Qualifikationen revisionssicher in einer Plattform
Mit engamp® | training management steuern Sie Schulungsprozesse strukturiert über den gesamten Lebenszyklus: von der Planung und Zuweisung über die Durchführung bis zur revisionssicheren Dokumentation aller Schulungsaktivitäten. Die Lösung wurde für regulierte Anforderungen in der Life-Sciences-Branche entwickelt.
- Zentrale Verwaltung
- Automat. Schulungsaufgaben
- Revisionssicher
Wie unterstützt ein Schulungsmanagement im regulierten Umfeld?
Mehr Transparenz, weniger manueller Aufwand, höhere Compliance in regulierten Prozessen
Im regulierten Umfeld reicht es nicht aus, Schulungen nur organisatorisch zu erfassen. Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, welche Mitarbeitenden für welche Tätigkeiten qualifiziert sind, welche Schulungen noch offen sind und wie Änderungen an Schulungsinhalten nachverfolgt wurden. engamp® | training management unterstützt dabei, Schulungsprozesse zentral zu verwalten, Schulungsstände transparent darzustellen und Schulungsnachweise revisionssicher zu dokumentieren.
Vorteile eines digitalen Schulungsmanagements
Effiziente Schulungsprozesse, transparente Qualifikationen und auditfähige Nachweise
In regulierten Unternehmen ist ein strukturiertes Schulungsmanagement entscheidend, um Qualifikationen nachvollziehbar zu steuern und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Schulungen müssen geplant, durchgeführt und vollständig dokumentiert werden – inklusive Nachweisen und Audit Trails.
01.
Schulungen zentral verwalten
Planen, organisieren und dokumentieren Sie Schulungsmaßnahmen, Termine, Teilnehmende und Inhalte in einem zentralen System. So reduzieren Sie Abstimmungsaufwand und schaffen eine einheitliche Datenbasis.
02.
Schulungsstände transparent darstellen
Behalten Sie den Überblick über abgeschlossene, laufende und offene Schulungen – auf Ebene einzelner Mitarbeitender, Abteilungen oder Rollen.
03.
Schulungen flexibel durchführen
Bilden Sie unterschiedliche Schulungsarten ab, etwa Dokumentenschulungen, Präsenzschulungen, digitale Formate und Maßnahmen mit oder ohne Lernkontrolle.
04.
Schulungsaufgaben automatisiert steuern
Automatisieren Sie Zuweisungen, Benachrichtigungen, Erinnerungen und Eskalationen, damit Schulungsfristen zuverlässig eingehalten werden.
05.
Schulungsaktivitäten vollständig dokumentieren
Speichern Sie Schulungsnachweise, Zertifikate und Historien revisionssicher und stellen Sie diese bei Audits oder Inspektionen jederzeit bereit.
Wie sieht ein digitales Schulungsmanagement aus?
Verschaffen Sie sich einen ersten Einblick
Features
Einige Features der Lieferantenqualifizierung
Sichern Sie die Qualität Ihrer Produkte und minimieren Sie Risiken in globalen Lieferketten durch eine umfassende Lieferantenqualifizierung. Beginnen Sie Ihre Erfolgsgeschichte noch heute!
‚Single Point of Truth’ über den Status Ihrer Lieferanten
Übersichtliche Darstellung der Lieferkette anhand von Materialnummern in Bezug auf die Endprodukte
Vorgabe der erforderlichen Dokumente entsprechend der Risikoklasse Ihrer Lieferanten
Templates für Fragebögen, Auditberichte, Bewertungen, u. v. m.
Dokumentendossier je Qualifizierung
Effiziente Planung und Verwaltung von Audits
Monitoring von Zertifikaten und Qualifizierungen
Funktionen für ein strukturiertes und regelkonformes Schulungsmanagement
Hauptfunktionen des Schulungsmanagements
engamp® | training management unterstützt Unternehmen dabei, Schulungsanforderungen, Qualifikationen und Schulungsnachweise digital, nachvollziehbar und effizient zu steuern.
Verwaltung & Organisation
✔ Zentrale Planung und Verwaltung aller Schulungsmaßnahmen
✔ Verwaltung von Schulungsterminen, Teilnehmenden und Inhalten
✔ Digitale Teilnehmerlisten
✔ Flexible Such- und Filtermöglichkeiten
Durchführung & Flexibilität
✔ Unterstützung verschiedener Schulungsarten
✔ Schulungen mit oder ohne Lernkontrolle
✔ Dokumentation individueller und externer Weiterbildungsmaßnahmen
✔ Strukturierte Organisation von Schulungsinhalten und Schulungsformaten
Nachweise & Auditfähigkeit
✔ Revisionssichere Dokumentation aller Schulungsaktivitäten
✔ Speicherung von Schulungsnachweisen und Zertifikaten
✔ Nachvollziehbare Historie aller Maßnahmen
✔ Exportmöglichkeiten für Audit- und Compliance-Nachweise
Qualifikation & Transparenz
✔ Übersichtlicher Schulungsstatus je Mitarbeiter
✔ Auswertungen nach Rollen, Abteilungen und Organisationseinheiten
✔ Darstellung offener, laufender und abgeschlossener Schulungen
✔ Export von Berichten für Audits und interne Analysen
Automatisierung & Steuerung
✔ Automatische Erstellung und Zuweisung von Schulungsaufgaben
✔ Benachrichtigungen bei neuen oder aktualisierten Schulungen
✔ Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
✔ Automatische Aktualisierung des Schulungsstands
Regularien
Regulatorische Anforderungen für gelenkte Dokumente
Die Verwaltung gelenkter Dokumente unterliegt einer Vielzahl regulatorischer Vorgaben, die sicherstellen, dass Dokumentationsprozesse nachvollziehbar, sicher und konform mit internationalen Standards durchgeführt werden. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Regularien aufgeführt, die bei der Dokumentenlenkung beachtet werden müssen:
ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
✔ Anforderungen an die Dokumentation von Informationen im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems (QMS).
✔ Sicherstellung von Verfügbarkeit, Schutz, Lenkung und Aktualisierung von dokumentierten Informationen.
ISO 13485:2016, Kapitel 4
✔ Spezifische Anforderungen an die Dokumentenlenkung für Hersteller von Medizinprodukten.
✔ Erfordert eine revisionssichere Verwaltung von Qualitätsdokumenten.
FDA 21 CFR Part 11
✔ Vorschriften der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) für die Nutzung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften.
✔ Anforderungen an Authentizität, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Dokumente.
EU-GMP Leitfaden, Annex 11
✔ Anforderungen an computergestützte Systeme zur Sicherstellung der Datenintegrität in der pharmazeutischen Industrie.
✔ Bezieht sich auf Softwarevalidierung, Audit-Trails und elektronische Signaturen.
WHO Leitlinie zur Guten Praxis für das Daten- und Aufzeichnungsmanagement
✔ Richtlinien der Weltgesundheitsorganisation zur Sicherstellung der Datenintegrität, Rückverfolgbarkeit und Authentizität in regulierten Industrien.
EFG-Votum V11002: Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Daten
✔ Definiert Standards für die Langzeitarchivierung elektronischer Daten unter Berücksichtigung von Sicherheit, Integrität und Zugriffsschutz.
EFG-Votum V11003: Anforderungen an elektronische Unterschriften und Handzeichen
✔ Legt fest, welche Kriterien elektronische Signaturen erfüllen müssen, um rechtsverbindlich und manipulationssicher zu sein.
Regularien des Schulungsmanagements
Erfüllen Sie regulatorische Anforderungen im Schulungsmanagement sicher und nachvollziehbar
Die Lösung wurde speziell für den Einsatz im regulierten Umfeld entwickelt und unterstützt Sie dabei, Schulungsanforderungen normkonform umzusetzen. Relevante Vorgaben aus internationalen Regularien und Standards werden strukturiert abgebildet und revisionssicher dokumentiert.
Welche Unternehmen setzen auf digitales Schulungsmanagement?
Inspirierende Kundenmeinungen zum digitalen Schulungsmanagement
Entdecken Sie, wie Unternehmen Ihrer Branche durch den Einsatz unserer Softwarelösungen transformiert wurden. Lesen Sie authentische Erfolgsgeschichten, die von nachhaltigem Wachstum und innovativen Ansätzen zeugen.
„Die Einführung eines DMS inkl. der GMP-Module gelenkte Dokumente und Training Management für unsere gesamte Firmengruppe an den sechs deutschen Standorten wurde als große Herausforderung seitens der Digital Life Sciences gern angenommen und termingerecht und professionell gemeistert. Die sehr gute Vorbereitung durch Digital Life Sciences hat uns geholfen, in kürzester Zeit die Module zu implementieren. Die Akzeptanz der MitarbeiterInnen ist als Beweis für den Erfolg der Einführung zu sehen. Wir freuen uns schon jetzt auf die weitere Zusammenarbeit bei der Einführung weiterer Module (Change Control), um unsere Effizienz weiter erfolgreich zu steigern."
Dr. Cornelia Beier
Leitung Qualitätsmanagement (Aristo Pharma GmbH)
FAQ zum Schulungsmanagement
Häufig gestellte Fragen (FAQ's) zum Schulungsmanagement
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, mehr über unsere Dienste und ihre Funktionen zu erfahren
FAQ's aufklappen
Schulungsanforderungen können strukturiert auf Basis von Rollen, Abteilungen oder konkreten Tätigkeiten definiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeitende automatisch die für ihre Aufgaben relevanten Schulungen erhalten. Änderungen an Anforderungen oder Inhalten können versioniert nachvollzogen und systemseitig gesteuert werden.
Das System stellt den aktuellen Qualifikationsstand jederzeit transparent dar und ermöglicht eine klare Zuordnung zwischen Mitarbeitenden und erforderlichen Schulungen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass Tätigkeiten ausschließlich von entsprechend geschultem Personal durchgeführt werden.
Schulungsfristen werden systemseitig überwacht. Automatische Erinnerungen und Eskalationsmechanismen stellen sicher, dass offene Schulungen rechtzeitig bearbeitet werden. Dadurch lassen sich Verzögerungen vermeiden und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicherstellen.
Änderungen an Schulungsinhalten werden versioniert dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Mitarbeitende können automatisch über aktualisierte Inhalte informiert und zu erneuten Schulungen zugewiesen werden. So bleibt der Qualifikationsstand stets aktuell und compliant.
Wiederkehrende Schulungen können als Zyklen definiert und automatisiert gesteuert werden. Das System weist Schulungen entsprechend festgelegter Intervalle automatisch zu und aktualisiert den Schulungsstatus nach Abschluss.
Alle Schulungsaktivitäten – von der Planung über die Teilnahme bis zur Bestätigung – werden lückenlos dokumentiert. Ein vollständiger Audit Trail ermöglicht es, jederzeit nachzuvollziehen, wer welche Schulung wann durchgeführt hat.
Ja, Schulungsprozesse lassen sich flexibel an organisatorische Anforderungen anpassen. Workflows, Rollen und Verantwortlichkeiten können individuell definiert werden, sodass sowohl standardisierte als auch spezifische Schulungsszenarien abgebildet werden können.
Auch externe Schulungen können im System erfasst und dokumentiert werden. Schulungsnachweise und Zertifikate lassen sich zentral speichern und dem jeweiligen Mitarbeitenden zuordnen, sodass ein vollständiger Qualifikationsnachweis entsteht.
Das Schulungsmanagement ist ein zentraler Bestandteil eines digitalen Qualitätsmanagementsystems. Es stellt sicher, dass Mitarbeitende qualifiziert sind, und unterstützt damit die regelkonforme Durchführung qualitätsrelevanter Prozesse. Durch die Integration in weitere Module entsteht eine durchgängige und konsistente Datenbasis.
Durch die zentrale und revisionssichere Dokumentation aller Schulungsaktivitäten können Schulungsnachweise und Qualifikationsstände jederzeit bereitgestellt werden. Dies erleichtert die Vorbereitung auf Audits und Inspektionen erheblich und reduziert den manuellen Aufwand.
Kontakt Schulungsmanagement
Sind Sie bereit, Ihre Schulungsprozesse zu optimieren?
Erfahren Sie, wie Sie Schulungen, Qualifikationen und Nachweise in einem zentralen System digital steuern. Dokumentieren Sie alle Schulungsaktivitäten nachvollziehbar und erfüllen Sie regulatorische Anforderungen zuverlässig.
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